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Arranging Formal and Informal Appointments in German: A Beginner's Guide

Updated: Apr 15

Arranging appointments is a crucial skill in any language, and German is no exception. Whether you're scheduling a doctor's appointment, meeting a friend, or setting up a job interview, knowing how to communicate effectively is essential. In this guide, I'll explore useful phrases, grammar explanations, and examples to help German learners at the A1 or A2 level master the art of arranging formal and informal appointments in German.



How to Arrange Informal Appointments in German


Useful Phrases:


  1. Asking for Availability:

  • "Hast du Zeit am [day] um [time]?" (Do you have time on [day] at [time]?)

  • "Wann passt es dir am besten?" (When is it most convenient for you?)

  • "Können wir uns am [day] treffen?" (Can we meet on [day]?)

  1. Proposing a Date and Time:

  • "Wie wäre es mit [day] um [time]?" (How about [day] at [time]?)

  • "Passt es dir am [day] um [time]?" (Does [day] at [time] work for you?)

  • "Ich schlage vor, wir treffen uns am [day] um [time]." (I suggest we meet on [day] at [time].)

  1. Confirming the Appointment:

  • "Ja, das passt mir." (Yes, that works for me.)

  • "Ja, das klingt gut." (Yes, that sounds good.)

  • "Nein, leider kann ich da nicht." (No, unfortunately I can't make it then.)

  • "Ich freue mich darauf, dich dann zu sehen." (I'm looking forward to seeing you then.)

Explanation of Grammar:


  • Modal Verbs: Modal verbs like "können" (can), "müssen" (must), and "sollen" (should) are commonly used when arranging appointments to express ability, obligation, or suggestion.

  • Prepositions: Prepositions like "am" (on/at), "um" (at), and "um [Uhrzeit]" (at [time]) are used to specify the day and time of the appointment.

  • Time Expressions: Phrases like "am Morgen" (in the morning), "am Nachmittag" (in the afternoon), and "am Abend" (in the evening) help specify the time of day.

Dialogue 1: Arranging a Catch-Up with a Friend


Lisa: Hi Max, wie geht's dir? Ich habe ja ewig nichts von dir gehört. Ist bei dir alles in Ordnung? (Hi Max, how are you? I haven't heard from you in a while. Are you alright?)


Max: Hi Lisa, das ist aber schön, dass du anrufst. Es tut mir leid! Ich war sehr beschäftigt. (Hi Lisa, how nice of you to call. I'm sorry. I was very busy).


Lisa: Hast du Zeit am Samstag um 14 Uhr? (Do you have time on Saturday at 2pm?)


Max: Tut mir leid, da habe ich schon etwas vor. Wie wäre es mit Sonntag um 15 Uhr? (Sorry, I already have plans then. How about Sunday at 3pm?)


Lisa: Das passt mir gut. Wir können uns im Café treffen. (That works for me. We can meet at the café.)


Max: Super, ich freue mich darauf! (Great, I'm looking forward to it!)



Dialogue 2: Arranging a Dinner


Michael: Hey, wie geht's? Ich wollte dich fragen, ob du Lust hast, am Samstag Abend essen zu gehen. (Hey, how are you? I wanted to ask if you'd like to go out for dinner on Saturday night.)


Susanne: Hallo! Mir geht's gut, danke. Am Samstag klingt super! Hast du schon einen Ort im Sinn? (Hello! I'm good, thank you. Saturday sounds great! Do you already have a place in mind?)


Michael: Ich dachte an das neue italienische Restaurant in der Innenstadt. Wie klingt das für dich? (I was thinking about the new Italian restaurant downtown. How does that sound to you?)


Susanne: Das klingt perfekt! Um wie viel Uhr sollen wir uns treffen? (That sounds perfect! What time should we meet?)


Michael: Wie wäre es mit 19 Uhr? Dann haben wir genug Zeit, um zu essen und zu plaudern.

(How about 7 p.m.? That way we'll have plenty of time to eat and chat.)


Susanne: Klingt gut! Ich freue mich schon darauf. Bis Samstag! (Sounds good! I'm looking forward to it. See you on Saturday!)


Michael: Bis Samstag! Tschüss!

(See you on Saturday! Bye!)



How to Arrange a Formal Appointment in German


Understanding Formality and Respect:


In German culture, formal appointments demand a respectful and professional approach. Addressing individuals with appropriate titles and using formal language sets the tone for a courteous interaction. It's essential to show respect for the other person's time and responsibilities.


Essential Phrases for Arranging Formal Appointments:


  1. Initiating the Appointment:

  • "Guten Tag [Herr/Frau] [title] [surname]!"

  • "Ich möchte gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren." (I would like to schedule an appointment with you.)

  • "Könnten wir einen Termin für eine Besprechung festlegen?" (Could we schedule a meeting for a business meeting?)

  1. Proposing Dates and Times:

  • "Wäre es möglich, sich am [Datum] um [Uhrzeit] zu treffen?" (Would it be possible to meet on [date] at [time]?)

  • "Könnten Sie mir mitteilen, wann es Ihnen passt?" (Could you let me know when it suits you?)

  • "Ich schlage vor, wir treffen uns am [Datum] um [Uhrzeit]." (I suggest we meet on [date] at [time].)

  1. Confirming the Appointment:

  • "Vielen Dank für die Bestätigung des Termins." (Thank you for confirming the appointment.)

  • "Ich freue mich darauf, Sie am [Datum] zu treffen." (I look forward to meeting you on [date].)

  • "Sollten sich Änderungen ergeben, lassen Sie es mich bitte wissen." (If there are any changes, please let me know.)


Dialogue 1: A Telephone Conversation between Assistants Arranging an Appointment:


Lisa Schmidt: Guten Tag, hier spricht Lisa Schmidt von der Firma Schmidt & Partner. Ich würde gerne einen Termin für ein wichtiges Geschäftstreffen vereinbaren. (Hello, this is Lisa Schmidt speaking from the company Schmidt & Partner. I would like to arrange a meeting for an important business appointment.)


Julia Müller: Guten Tag, Frau Schmidt. Hier spricht Julia Müller von der Firma Müller GmbH. Es freut mich, von Ihnen zu hören. Gerne helfen ich Ihnen bei der Terminvereinbarung. Wann wäre es Ihnen denn am liebsten? (Hello, Mrs. Schmidt. This is Julia Müller from Müller GmbH. It's a pleasure to hear from you. I'm happy to assist you with scheduling the appointment. When would be most convenient for you?)


Lia Schmidt: Vielen Dank, Frau Müller. Unser Geschäftsführer, Herr Schwan, ist nächste Woche in Ihrer Stadt und würde gerne am Dienstag, den 15. März, ein Treffen arrangieren. Passt das für Sie? (Thank you very much, Mrs. Müller. Our managing director, Mr. Schwan, will be in your city next week and would like to arrange a meeting on Tuesday, the 15th of March. Does that work for you?)


Julia Müller: Einen Moment bitte, ich schaue direkt nach. Ja, der 15. März wäre möglich. Könnten Sie mir sagen, ob es Herrn Schwan am Vormittag oder am Nachmittag besser passt? (Just a moment, please. Let me check. Yes, the 15th of March would be possible. Could you tell me if Mr. Schmidt prefers the morning or the afternoon?)


Lisa Schmidt: Herr Schwan bevorzugt normalerweise den Vormittag. Ist es möglich, das Treffen um 10 Uhr zu planen? (Mr. Schwan usually prefers the morning. Is it possible to schedule the meeting for 10 o'clock?)


Julia Müller: Ich werde das überprüfen. Ja, der 15. März um 10 Uhr ist in Ordnung. Wo möchten Sie sich treffen? (I will check that. Yes, the 15th of March at 10 o'clock is fine. Where would you like to meet?)


Lisa Schmidt: Wir könnten uns in Ihrem Büro treffen, wenn das für Sie in Ordnung ist. (We could meet in your office, if that's okay with you.)


Julia Müller: Das klingt gut. Unser Büro befindet sich in der Müllerstraße 10. Ist das für Sie leicht zu finden? (That sounds good. Our office is located at Müllerstraße 10. Is that easy for you to find?)


Lisa Schmidt: Ja, das ist kein Problem. Vielen Dank, Frau Müller. Wir freuen uns auf das Treffen. (Yes, that's no problem. Thank you very much, Mrs. Müller. We look forward to the meeting.)


Julia Müller: Ebenfalls, Frau Schmidt. Wir werden alles vorbereiten und freuen uns auf ein erfolgreiches Geschäftstreffen. Bis zum 15. März um 10 Uhr in unserem Büro. (Likewise, Mrs. Schmidt. We will prepare everything and look forward to a successful business meeting. See you on the 15th of March at 10 o'clock in our office.)



Dialogue 2: A Telephone Conversation between a Patient and a Doctor's Receptionist


Patient: Guten Tag, hier spricht Frau Meier. Ich würde gerne einen Termin bei Herrn Dr. Müller vereinbaren. (Good day, this is Mrs. Meier. I would like to arrange an appointment with Mr. Dr. Müller.)


Sprechstundenhilfe: Guten Tag, Frau Meier. Ja, natürlich. Haben Sie akute Beschwerden oder geht es um eine Routineuntersuchung? (Good day, Mrs. Meier. Yes, of course. Do you have acute symptoms or is it for a routine check-up?)


Patient: Es geht um akute Beschwerden. Ich habe seit einigen Tagen starke Kopfschmerzen und würde gerne so bald wie möglich einen Termin haben. (It's about acute symptoms. I've been experiencing severe headaches for a few days and would like to have an appointment as soon as possible.)


Sprechstundenhilfe: Verstehe. Bitte haben Sie einen Moment Geduld, während ich nach einem passenden Termin suche. Könnten Sie heute Nachmittag um 15 Uhr? (I understand. Please wait a moment while I look for a suitable appointment. Could you come this afternoon at 3 o'clock?)


Patient: Tut mir leid, aber heute Nachmittag passt es mir nicht. Hätten Sie morgen Vormittag einen Termin frei? (I'm sorry, but this afternoon doesn't work for me. Do you have any appointments available tomorrow morning?)


Sprechstundenhilfe: Ja, morgen Vormittag um 10 Uhr wäre möglich. Passt das für Sie?(Yes, tomorrow morning at 10 o'clock is possible. Does that work for you?)


Patient: Ja, das passt. Vielen Dank für Ihre Hilfe. (Yes, that works. Thank you for your assistance.)


Sprechstundenhilfe: Bitte gerne. Ich habe Sie für morgen um 10 Uhr bei Herrn Dr. Müller eingetragen. Gute Besserung, Frau Meier. (You're welcome. I've scheduled you for tomorrow at 10 o'clock with Mr. Dr. Müller. Get well soon, Mrs. Meier.)


Patient: Vielen Dank. Auf Wiederhören.

(Thank you very much. Goodbye.)


Sprechstundenhilfe: Auf Wiederhören. (Goodbye.)


Now that you've learnt how to arrange appointments, you might also want to learn how to say cancel in German.


Arranging informal and formal appointments in German requires effective communication skills. By mastering essential phrases, understanding cultural nuances, and following practical tips, you can navigate casual as well as professional engagements with confidence.


You might also want to learn about the various ways to say hello in German and goodbye in German, so check out our posts. And if you found this post helpful, please leave me a like or a comment.



On our blog, we also discuss topics on the language as a whole, such as how many words there are in the German language, and if German is difficult to learn.

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